22 сентября 2020

Качественная организация оперативного хранения документов

Вся документация, которая поступает или создается при осуществлении деятельности организации или предприятия, нуждается в правильной обработке и упорядочении. Чтобы получить возможность ее дальнейшего использования и изучения, следует обеспечить условия оперативного доступа к ней. Комплекс направленных на решение данной задачи мер называется оперативным хранением документов.
Ответственность за сохранность материалов возлагается на руководителей структурных подразделений и сотрудников отдела делопроизводства. Периоды хранения отличаются в зависимости от типа документа. В задачи сотрудников входит их мониторинг.

Хранение архивное и оперативное секретных документов представляет собой спектр мероприятий по размещению и использованию разного вида бумаг с момента её укомплектования и до процедуры архивирования. Наши опытные сотрудники подготовят всю необходимую документацию и разложат в короба по типам и номенклатуре, установленной в компании.

Вы сможете в любое время получить доступ к тем или иным бумагам, ранее переданным на хранение в Архивный лоукостер “Сфера” и никакого длительного поиска. Передадим документы быстро и в первоначальном виде по обращению руководителя подразделения. Предоставленные нам на оперативное хранение секретные документы будут находиться в специальных отдельных помещениях, оснащенных системами безопасности. Ведь для конфиденциальной информации нужны особые условия.

Таким образом любая компания или предприятие могут обеспечить полную секретность данных, которые временно не используются или по истечению надобности должны отправиться на склад. При этом сокращаются финансовые затраты на содержание личного хранилища и на содержание дополнительного сотрудника в штате, ответственного за хранение архивное и оперативное секретных документов.

Почему мы?

Наш архивный лоукостер «Сфера» принимает бумажные и электронные носители, требования к которым отличаются. Мы несём ответственность за их сохранность и доставку. Консультанты всегда готовы прийти на помощь и порекомендовать лучшее решение по организации оперативного хранение документов как крупным предприятиям, так и маленьким фирмам. Стоимость услуг оперативного хранения секретных документов доступная – от 11,90 за один короб с файлами в месяц. Обращайтесь и вы, нам можно доверять.

Особенности организации процедуры

Оперативное хранение документов – это комплекс мероприятий, направленных на размещение и использование различной документации с момента ее формирования и до архивирования. Порядок помещения материалов на текущее хранение закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Уполномоченные сотрудники формируют все документы в дела по типам и номенклатуре дел, принятой в организации. В дела формируются материалы одного календарного года. Для упрощения процесса дальнейшей работы с бумажными материалами необходимо на корешок каждой папки вынести необходимую поисковую информацию (название, даты, отдел, срок хранения и т. д.).

Дела должны храниться в рабочих кабинетах или отдельных помещениях в специальных запираемых шкафах. Располагаются они в соответствии с типовой номенклатурой корешками наружу. Чтобы обеспечить удобство поиска необходимых материалов, на внутренней стороне шкафа прикрепляется перечень дел.

Возврат папок осуществляется по требованию руководителя соответствующего подразделения. После закрытия бумажных материалов текущим делопроизводством они подлежат передаче на архивное хранение.

Электронные документы

Текущему хранению подлежит информация не только на бумажных носителях, но и в электронной форме. Документация в электронном виде может создаваться сотрудниками предприятия или поступить на электронную почту путем сканирования бумажных носителей либо в виде факса. Полученную или созданную информацию следует записать в виде файла в памяти компьютера.

Современные фирмы наряду с хранением традиционных бумажных документов пользуются электронными хранилищами для компьютерных файлов. Их создание значительно упрощает использование документации в текущей деятельности организации. Хранилище обеспечивает возможность работы с материалом одновременно нескольких пользователей. Доступ к нему осуществляется в соответствии с предоставленными администратором правами.

Предприятиям, которые приняли решение вести архив электронных файлов, потребуется полный перевод бумажной документации в цифровой вид.

Основные принципы

Сотрудники, на которых возложена организация оперативного хранения документов, обеспечивают их сохранность и удобство использования. При этом должны соблюдаться следующие принципы:

Возможность быстрого доступа.
Оптимальные условия размещения.
Передача в архив.
Размещение материалов в соответствии с юридической ценностью и частотой использования.
Уничтожение материалов с истекшими сроками.

Под сохранностью подразумеваются физическая защита материалов от повреждения и обеспечение конфиденциальности содержащейся на них информации.

Предприятия, уделяющие должное внимание организации данного процесса, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ – для них дело нескольких минут.

Любая организация может сохранить свою конфиденциальную информацию и сократить текущие затраты на организацию и содержание собственного хранилища, передав бумажные и цифровые носители информации на хранение в Первый Архивный Лоукостер «Сфера».