18 ноября 2021
Оптимизация документооборота
Оптимизация документооборота в организации – один из скрытых резервов, использование которого может существенно повысить эффективность работы компании. Перед тем, как вносить изменения в устоявшийся порядок делопроизводства, следует проанализировать его основные показатели:
- схемы движения документации;
- общий объём документарной базы предприятия;
- число документов, создаваемых за год;
- количество сотрудников, работающих с документом;
- временные затраты на обработку различных типов документов;
- наиболее частые проблемы.
Для автоматизации документооборота необходим анализ этих и других данных за длительный период. Он позволит выявить проблемные процессы, основной из которых – необходимость согласования даже малозначительных документов несколькими руководителями и ответственными лицами.
Оптимизация процессов документооборота
Ключевая задача при оптимизации документооборота в организации – постепенный отказ от бумажных материалов и переход к цифровому делопроизводству. Использование электронных документов позволит:
- создать единую документарную базу, доступную сотрудникам различных структурных подразделений;
- контролировать перемещение документа на всех этапах;
- исключить утрату или повреждение важных материалов;
- разработать и актуализировать шаблоны самых востребованных документов. Это значительно уменьшит число ошибок при заполнении реквизитов.
- сократить время и упростить процесс согласования и подписания электронных документов.
Оптимизация процесса документооборота путём цифровизации – эффективный способ сократить сроки согласования на 50-70%.
Основные трудности при автоматизации документооборота
Переход к электронному делопроизводству требует решения нескольких задач. Основная из них - приобретение компьютерной техники и специализированных программных продуктов. Для оптимизации документооборота в организации нужно не только установить технику, но и научить сотрудников эффективно её использовать. Обучение потребует временных и финансовых затрат, но на длительной дистанции позволит заметно улучшить финансовые показатели юридического лица.
