Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
18 Ноября 2021

Оптимизация документооборота

Оптимизация документооборота в организации – один из скрытых резервов, использование которого может существенно повысить эффективность работы компании. Перед тем, как вносить изменения в устоявшийся порядок делопроизводства, следует проанализировать его основные показатели:

  • схемы движения документации;
  • общий объём документарной базы предприятия;
  • число документов, создаваемых за год;
  • количество сотрудников, работающих с документом;
  • временные затраты на обработку различных типов документов;
  • наиболее частые проблемы.

Для автоматизации документооборота необходим анализ этих и других данных за длительный период. Он позволит выявить проблемные процессы, основной из которых – необходимость согласования даже малозначительных документов несколькими руководителями и ответственными лицами.

Оптимизация процессов документооборота

Ключевая задача при оптимизации документооборота в организации – постепенный отказ от бумажных материалов и переход к цифровому делопроизводству. Использование электронных документов позволит:

  • создать единую документарную базу, доступную сотрудникам различных структурных подразделений;
  • контролировать перемещение документа на всех этапах;
  • исключить утрату или повреждение важных материалов;
  • разработать и актуализировать шаблоны самых востребованных документов. Это значительно уменьшит число ошибок при заполнении реквизитов.
  • сократить время и упростить процесс согласования и подписания электронных документов.

Оптимизация процесса документооборота путём цифровизации – эффективный способ сократить сроки согласования на 50-70%.

Основные трудности при автоматизации документооборота

Переход к электронному делопроизводству требует решения нескольких задач. Основная из них - приобретение компьютерной техники и специализированных программных продуктов. Для оптимизации документооборота в организации нужно не только установить технику, но и научить сотрудников эффективно её использовать. Обучение потребует временных и финансовых затрат, но на длительной дистанции позволит заметно улучшить финансовые показатели юридического лица.