14 сентября 2021

Организация архивного хранения документов

Работа любой организации предусматривает формирование значительного массива документации как в печатном, так и в электронном формате. По истечении срока действия документа или при потере им актуальности производится передача его в архив для дальнейшего хранения.

Варианты архивного хранения документов

В соответствии с требованиями, установленными «Росархивом», выделяется несколько групп документов, для каждой из которых установлен необходимый тип и сроки хранения.

Передача дел на архивное хранение из государственных организаций производится только в подразделение Архивных Фондов России, для частных компаний такие требования не предусмотрены. Для коммерческих организации всех форм собственности установлен ряд условий:

порядок постоянного хранения документации устанавливается на основе действующих законодательных норм и внутренних документов организации;
организация устанавливает сроки хранения документации в зависимости от своей политики делопроизводства, минимальное время хранение различных типов бумаг ограничивается в соответствии с требованиями Перечня;
архив частной организации может быть расположен как в филиале специализированной организации, так и в специально оборудованном помещении на территории компании.

Порядок архивирования

Сотрудники компании, ответственные за учет и хранение документации, руководствуются нормами действующего законодательства и внутренними документами компании. Они обязаны:

установить сроки хранения каждого документа;
составить опись дел, поступающих в архив;
внести в журнал наименование документа, данные о дате передачи и сроке окончания хранения.

Для архивного хранения документов на территории организации должны быть оборудованы локальные зоны или специализированные помещения. Предусматривается использование мебели (стеллажей, шкафов, каталожных полок) а так же архивных систем, коробок, тубусов и проч. Документы, имеющие значительную ценность, следует размещать в металлических шкафах, оснащенных сейфовым замком.

По истечении установленных сроков хранения документы подлежат ликвидации. Уполномоченный сотрудник организации производит уничтожение бумаг, которое должно быть подтверждено соответствующим актом. При необходимости продлить сроки хранения на неограниченный срок производится процедура фондирования, после чего дела передаются в специализированное учреждение.

Требования, предъявляемые к хранилищу документов

Помещение, используемое в качестве архива, должно соответствовать строгим требованиям безопасности:

Организация должна принять необходимые меры по противопожарной защите: установка сигнализации, системы пожаротушения, запрет на использование открытого огня и прочие;
Обязательно наличие запасного выхода;
В помещении допускается исключительно скрытая электропроводка;
Запрещено использовать нагревательные электроприборы;
Через помещение архива не должны проходить магистральные системы водоснабжения и водоотведения;
Попадание прямых солнечных лучей на документы не допускается. Для защиты от них на окнах должны быть установлены шторы или жалюзи;
Стеллажи должны располагаться не менее чем в 60 см от окон или от радиаторов отопления;
Лампы накаливания должны находиться в закрытых плафонах;
Вся документация должна находиться в связках и коробках, на стеллажах или в металлических шкафах. Запрещено размещать документы на полу, подоконниках.

Температурный режим для хранения документов

В помещении, предназначенном для хранения бумажных документов, требуется поддерживать температуру 17-19°C при влажности в 50-55%.

Для хранения пленочных носителей информации рекомендованная влажность – 40-45 %. Оптимальная температура для чёрно-белых плёнок - 15°C, цветные пленки хранятся при температуре в диапазоне 2-5°C.

Диски и магнитные ленты следует хранить при влажности в 50-65% и температуре 15-20°C.