20 сентября 2021

Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации

С активным внедрением компьютерных технологий электронный документооборот применяется повсеместно, в том числе различными государственными организациями. Это делает актуальной проблему хранения электронных документов.

Создание электронного архива

Российская практика пока не выработала единых схем и четко сформулированных решений, которые могут определять порядок организации архива электронных материалов. Это привело к тому, что каждая коммерческая организация или государственное учреждение вырабатывает собственный подход к этой проблеме с учётом своей внутренней структуры и потребностей.

Основными вопросами остаются устаревание и выход из строя техники, а также проблемы, связанные с программным обеспечением. Некорректная работа оборудования может стать причиной утраты документа или невозможности его прочтения. На практике, для решения этих проблем требуется регулярно создавать резервные копии документов, проводить техническое обслуживание техники, следить за обновлениями ПО.

Особое внимание следует уделить защите информации. Данные, хранящиеся в электронном архиве, должны быть защищены от несанкционированного доступа, случайного или преднамеренного уничтожения. Полномочия сотрудников, имеющих доступ к электронному архиву, должны быть ограничены в соответствии с их должностной инструкцией.

При работе с конфиденциальной информацией необходимо не допустить её получения третьими лицами. Для обеспечения подлинности и верификации поступающих документов применяется электронная подпись.

Долговременное хранение электронных документов в сторонних организациях

При необходимости долгосрочного хранения электронных материалов, рекомендуется поручить создание архива специализированной организации. Это позволит избежать затрат на приобретение дорогостоящего оборудования, программного обеспечения, а также на обучение сотрудников.

В число предоставляемых услуг входит:

хранение электронных документов;
структуризация поступивших материалов, которая обеспечивает быстрый поиск нужного материала;
контроль за историей использования всех документов;
обеспечение безопасности и конфиденциальности;
разграничение доступа сотрудников к разным частям архива;
защита от несанкционированного доступа.

Компании, предоставляющие услуги архивного хранения электронной информации, обязаны обладать соответствующей лицензией. Их деятельность регламентируется требованиями ст. 17 Федерального Закона N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».