14 октября 2021
Организация хранения конфиденциальных документов
Хранение документации, в которой содержится коммерческая тайна, требует повышенного контроля и тщательной организации. Большинство документов создается в бумажном формате и применяется в текущей работе предприятия, поэтому не представляется возможным просто сложить бумаги в сейф. Для подобных ситуаций был разработан разграниченный доступ и особый контроль.
Принципы организации хранения конфиденциальных документов
Действующее законодательство, регламентирующее документооборот и ведение архива предусматривает отдельный свод правил для конфиденциальных документов:
- Введение системы пометок («особой важности», «секретно» и прочее).
- Указание ответственных сотрудников.
- Обозначение круга сотрудников, допущенных к применению бумаг разных категорий.
- Фиксация порядка работы с бумагами указанной категории.
Соблюдение перечисленных принципов позволяет компании значительно снизить риски утечки важной информации. Указанные бумаги не подлежат выносу за пределы офиса, а в некоторых случаях даже за пределы архива.
Конфиденциальность цифровых документов
При организации цифрового документооборота для работы с секретными данными предусмотрены специальные технические условия. Параметры обеспечения безопасности:
- доступ ограниченного круга лиц;
- запрет на копирование документов и отдельных фрагментов;
- журнал доступа регулярно проверяется службой безопасности;
- сведения нельзя распечатать, отправить при помощи электронной почты или переместить на внешние носители.
Оцифрованные секретные сведения надежно защищены. Электронный формат позволяет организовать работу с документами для тех сотрудников, которым доступ к данным необходим для решения рабочих задач.
Организация хранения конфиденциальных документов на бумажных носителях
Ключевые способы обеспечения сохранности конфиденциальных данных – физическая безопасность в виде охраняемого хранилища и строгий контроль доступа.
Хранилище должно быть оснащено прочными дверями и окнами (допускается их отсутствие), системой видеонаблюдения. Регулярно проводятся проверки службой безопасности или ответственным лицом. Секретные бумаги выдаются на руки только в отдельных случаях, в четком соответствии с предусмотренными правилами.
Оформление секретных бумаг
На все дела, содержащие конфиденциальные сведения наносится разметка в соответствии с предусмотренной системой грифов: «совершенно секретно», «особой важности» и т.д. Особенности оформления бумаг:
- в правом верхнем углу обложки проставляется соответствующая печать;
- каждой папке присваивается инвентарный номер;
- нумерация документов фиксируется в учетной книге лицевых счетов;
- составляется опись с указанием всех листов с названиями и нумерацией.
Если секретная документация представлена в нескольких филиалах предприятия, необходимо в каждом из них заводить хранилища и книги лицевых счетов.
Снятие секретности
Предусмотрено несколько способов перевода конфиденциальных документов в категорию обычных:
- специальное распоряжение руководителя;
- истечение срока секретности.
Если заблаговременно известно, что по истечении определенного периода данные перестанут нуждаться в защите, бумаге присваивается соответствующая пометка. Перед снятием секретности руководство проводит предварительную экспертизу ценности – ревизию бумаг. Во время этой процедуры документы тщательно постранично изучаются и анализируются на предмет содержания.
По результатам проверки составляется соответствующее экспертное заключение. На документе проставляется отметка о снятии грифа, указывается дата и подпись ответственного лица с расшифровкой. Соответствующая отметка о снятии грифа и смене режима документооборота в отношении конкретного носителя информации проставляется в учетном журнале.
