Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
14 Октября 2021

Ошибки при выборе подрядчика для сканирования документации

Правильный выбор исполнителя гарантирует успешное решение поставленной задачи. Не является исключением и процесс организации электронного документооборота. Многие руководители компаний, впервые столкнувшись с необходимостью сканирования большого массива документов, рискуют совершить типичные ошибки систематизации документации. Это может иметь серьезные последствия, выраженные в сбоях функционирования имеющейся системы цифрового офиса.

Выбор не профильного подрядчика

Не стоит доверять задачу компании, которая не работает в сфере документооборота и архивного дела. Подобные исполнители выполнят сканирование без соблюдения важных нюансов. Клиент может столкнуться с такими проблемами, как неправильно подобранный формат, отсутствие или ошибки систематизации документации, невозможность интеграции файлов в систему.

Применение оборудования ненадлежащего качества

На первый взгляд, кажется, что сканирование бумаг не требует применения специализированного оборудования. Действительно, распознавание стандартных текстовых документов не составляет труда. Однако с качественной передачей печатей, чертежей и схем обычные сканеры не справятся.

Игнорирование технического задания на индексацию

Один из ключевых этапов сканирования – выбор принципа систематизации и индексация виртуальных образцов в соответствии с установленным планом. Поиск и использование неупорядоченных документов невозможен.

Сканирование без предварительной подготовки

Документы подлежат обязательной сортировке. В массиве документов компании или организации имеются экземпляры, не представляющие практической ценности и не подлежащие оцифровке.

Нарушение или игнорирование алгоритма действий

Процедура оцифровки архива должна осуществляться комплексно и в строгой последовательности. При пропуске одного из этапов, потребуется значительный период времени на доработку полноценного цифрового архива.

Целесообразнее всего проводить сканирование бумаг в рамках комплексных работ по разработке и внедрению СЭД и архива. Некоторые предприятия принимают решение доверить решение сложной задачи специалистам архивной компании. Получить профессиональную консультацию можно воспользовавшись формой обратной связи или позвонив по контактным номерам телефона.