14 октября 2021
Ошибки при выборе подрядчика для сканирования документации
Правильный выбор исполнителя гарантирует успешное решение поставленной задачи. Не является исключением и процесс организации электронного документооборота. Многие руководители компаний, впервые столкнувшись с необходимостью сканирования большого массива документов, рискуют совершить типичные ошибки систематизации документации. Это может иметь серьезные последствия, выраженные в сбоях функционирования имеющейся системы цифрового офиса.
Не стоит доверять задачу компании, которая не работает в сфере документооборота и архивного дела. Подобные исполнители выполнят сканирование без соблюдения важных нюансов. Клиент может столкнуться с такими проблемами, как неправильно подобранный формат, отсутствие или ошибки систематизации документации, невозможность интеграции файлов в систему.
На первый взгляд, кажется, что сканирование бумаг не требует применения специализированного оборудования. Действительно, распознавание стандартных текстовых документов не составляет труда. Однако с качественной передачей печатей, чертежей и схем обычные сканеры не справятся.
Один из ключевых этапов сканирования – выбор принципа систематизации и индексация виртуальных образцов в соответствии с установленным планом. Поиск и использование неупорядоченных документов невозможен.
Документы подлежат обязательной сортировке. В массиве документов компании или организации имеются экземпляры, не представляющие практической ценности и не подлежащие оцифровке.
Процедура оцифровки архива должна осуществляться комплексно и в строгой последовательности. При пропуске одного из этапов, потребуется значительный период времени на доработку полноценного цифрового архива.
Целесообразнее всего проводить сканирование бумаг в рамках комплексных работ по разработке и внедрению СЭД и архива. Некоторые предприятия принимают решение доверить решение сложной задачи специалистам архивной компании. Получить профессиональную консультацию можно воспользовавшись формой обратной связи или позвонив по контактным номерам телефона.
