14 октября 2021
Оцифровка документальных фондов: пути решения
С документами в электронном виде удобно работать как внутри компании, так и отправлять по электронной почте или выгружать в сторонних сервисах для дальнейшей работы других специалистов. Хорошо, когда документ создавался на компьютере, и его сохранили. Но не вся документация поступает на предприятие в электронном виде. Входящая корреспонденция и хранящиеся в архивах материалы, как правило, напечатаны на бумаге. Чтоб увидеть электронные версии этих документов, их необходимо оцифровать.
Как быстро оцифровать большое количество документов?
В последнее время все больше компаний стремится перейти на электронный формат документооборота. В такой ситуации часто возникает необходимость оцифровки большого количества документов. Для этого требуется выполнить последовательность операций:
- расшить папки;
- изъять документы с истекшими сроками хранения для дальнейшей утилизации;
- оставшуюся документацию систематизировать по типу, срокам и другим параметрам;
- сканировать документы;
- сверить сканированные копии с их оригиналами, и если требуется – устранить ошибки;
- проиндексировать полученные файлы по выбранным критериям;
- выстроить иерархическую структуру и составить единый каталог;
- интегрировать данные в базу предприятия.
Для успешной оцифровки документальных фондов также требуется наличие профессиональной техники и соответствующего программного обеспечения. Не последнюю роль играют квалификация и готовность персонала.
Оцифровка документальных фондов на аутсорсинг или делать самим
Если перед компанией стоит задача оцифровать множество документов, и это необходимо сделать один раз, то уместнее доверить этот процесс профильной компании. Тогда не придется тратить денежные средства на закупку дорогостоящего оборудования (которое большую часть времени будет стоять без дела), программного обеспечения и обучение персонала.
Если работники предприятия по какой-либо причине не успевают вовремя оцифровывать документы, и на работе уже завал, то к выполнению работ можно привлечь стороннюю организацию, специализирующуюся на выполнении работ подобного рода, сотрудники которой быстро справятся с поставленной задачей.
Аутсорсинг актуален в случаях, когда:
- стоит задача оцифровать множество бумажных носителей;
- в компании недостаточная материально-техническая база, а закупать новое оборудование нецелесообразно;
- поджимают сроки;
- не хватает кадров.
При небольшом документообороте и наличии хорошего сканера, соответствующего программного обеспечения и опытного специалиста компания сама может выполнять работы по оцифровке.
При наличии внушительного бумажного документооборота и необходимости регулярно оцифровывать документацию, целесообразнее раз закупить оборудование, специальные программы и обучить персонал. Со временем эти расходы окупятся.
