12 августа 2021

Оцифровка документов, как способ архивного хранения

Вопрос оцифровки документов от бумажного носителя пользуется сегодня большой популярностью. Технология перевода текстовых материалов на электронные носители позволяет достичь сразу несколько целей:

1. Освобождение площади фондов;
2. Удобство архивного хранения документации;
3. Легкий доступ к данным из любой точки мира при наличии специального разрешения.

Все больше компаний принимает решение о целесообразности внедрения программы цифровизации.

Обеспечение сохранности

С учетом предусмотренных действующим архивным законодательством сроков хранения документов рациональнее применять различные носители информации. Не менее важно обеспечить 100% сохранность оцифрованной информации.

Сегодня происходит активное внедрение инновационных компьютерных технологий и замена устаревших приводов чтения. Это приводит к возникновению проблем с воспроизведением данных, для которых предусмотрены длительные сроки архивного хранения. Предотвратить описанную проблему позволит проведение периодических инвентаризаций информационных баз и перенос данных на современные носители.

Допускается конвертация информации в популярные файловые типы:

• графические – jpg, tiff;
• текстовые – txt, pdf, rtf;
• базы данных и таблицы – txt, db, dbf, xls.

В качестве долгосрочной альтернативы возможно создание межплатформенных форматов XML.

Подлинность цифровой документации

В соответствии с нормами законодательства РФ, обязательным этапом проведения процедуры передачи документов на архивное хранение является экспертиза ценности. После оценки значимости бумаг, определяются сроки архивного хранения, и производится оцифровка документов.

Для перевода данных с бумаги в электронный вид используют стандартный или промышленный сканер, оснащенный функцией полноцветного сканирования.

Документу присваивается персональное название, регистрируются учетные электронные данные. С целью обеспечения защиты информации при организации архивного хранения цифровых документов применяется ЭЦП.

Передача дел на архивное хранение

Процедура передачи дел на архивное хранение регулируется нормами ФЗ-N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с нормативно-правовым актом данный процесс сопровождается программой воспроизведения электронных данных.

Хранение цифровых документов на носителях осуществляется в специально оборудованных помещениях архивных фондов.