Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
12 Августа 2021

Оцифровка документов, как способ архивного хранения

Вопрос оцифровки документов от бумажного носителя пользуется сегодня большой популярностью. Технология перевода текстовых материалов на электронные носители позволяет достичь сразу несколько целей:

  1. Освобождение площади фондов;
  2. Удобство архивного хранения документации;
  3. Легкий доступ к данным из любой точки мира при наличии специального разрешения.

Все больше компаний принимает решение о целесообразности внедрения программы цифровизации.

Обеспечение сохранности

С учетом предусмотренных действующим архивным законодательством сроков хранения документов рациональнее применять различные носители информации. Не менее важно обеспечить 100% сохранность оцифрованной информации.

Сегодня происходит активное внедрение инновационных компьютерных технологий и замена устаревших приводов чтения. Это приводит к возникновению проблем с воспроизведением данных, для которых предусмотрены длительные сроки архивного хранения. Предотвратить описанную проблему позволит проведение периодических инвентаризаций информационных баз и перенос данных на современные носители.

Допускается конвертация информации в популярные файловые типы:

  • графические – jpg, tiff;
  • текстовые – txt, pdf, rtf;
  • базы данных и таблицы – txt, db, dbf, xls.

В качестве долгосрочной альтернативы возможно создание межплатформенных форматов XML.

Подлинность цифровой документации

В соответствии с нормами законодательства РФ, обязательным этапом проведения процедуры передачи документов на архивное хранение является экспертиза ценности. После оценки значимости бумаг, определяются сроки архивного хранения, и производится оцифровка документов.

Для перевода данных с бумаги в электронный вид используют стандартный или промышленный сканер, оснащенный функцией полноцветного сканирования.

Документу присваивается персональное название, регистрируются учетные электронные данные. С целью обеспечения защиты информации при организации архивного хранения цифровых документов применяется ЭЦП.

Передача дел на архивное хранение

Процедура передачи дел на архивное хранение регулируется нормами ФЗ-N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с нормативно-правовым актом данный процесс сопровождается программой воспроизведения электронных данных.

Хранение цифровых документов на носителях осуществляется в специально оборудованных помещениях архивных фондов.