14 сентября 2021

Ответственность за нарушение правил архивного хранения

Организации, зарегистрированные в России, обязаны осуществлять хранение и ликвидацию документов согласно требованиям законодательства. Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации», вступивший в силу 27.10.2004, также определяет ответственность ряда должностных лиц за те или иные нарушения правил архивного хранения.

Руководитель коммерческого или государственного предприятия несёт ответственность за организацию архивного хранения документов. Контроль за выполнением требований осуществляется уполномоченными государственными структурами.

Ответственность за управление архивом закреплена за выделенным сотрудником организации, который действует на основании должностной инструкции. Перед вступлением в должность специалист должен пройти обучение.

Возможна передача дел для архивного хранения специализированной организации. Ответственность за выполнение требований законодательства лежит на представителях этой компании. Все негосударственные архивы обязаны пройти лицензирование.

Привлечение к ответственности

Согласно статье 22 Федерального Закона, нарушение установленных правил комплектования, размещения, фондирования документов, переданных в архив, является поводом для привлечения ответственных лиц к административной или уголовной ответственности.

Неправомерное уничтожение документов до истечения установленного срока, а также нарушение установленных норм архивного хранения, влечет наложение на организацию, руководителя и ответственных сотрудников административного штрафа. Размер устанавливается в соответствии с коэффициентом МРОТ, максимальный размер штрафа – 5000 рублей. Обжаловать акт о нарушениях, составленный представителем проверяющей организации, можно в судебном порядке.

Если при проверке не обнаружен бухгалтерский документ, чей срок архивного хранения еще не истёк, и его игнорирование привело к снижению налоговой базы, организация должна выплатить штраф в размере 15% от суммы пересчитанного налога.

Грубые нарушения правил архивного хранения могут стать поводом для привлечения руководителя, главного бухгалтера и ответственных сотрудников к уголовной ответственности.