20 сентября 2021

Передача архива документов

Деятельность любой организации предусматривает создание и получение значительного числа документов. Материалы, подлежащие длительному хранению, скапливаются в офисе, что усложняет работу сотрудникам и затрудняет поиск нужных бумаг.

Ведением архива (контроль за сроками хранения документов, каталогизация и систематизация) занимается ответственный сотрудник, для которого должна быть открыта дополнительная вакансия. Кроме того, требуется выделить отдельное помещение, оборудованное в соответствии с законодательством, что приводит к дополнительной финансовой нагрузке на компанию.

Передача архива документов при ликвидации организации

После принятия решения о ликвидации должна быть создана ликвидационная комиссия. В её обязанности входит определение ценности документов. Все материалы и их краткое содержание вносятся в опись-перечень. По результатам работы комиссии формируется пакет материалов для передачи на архивное хранение.

Документация передаётся в муниципальный или государственный архив, что фиксируется стандартным актом приёма-передачи. Материалы могут быть переданы как в виде бумаг, подшитых в дела, так и в оцифрованном виде на электронном носителе.

Передача архива документов на хранение сторонней организации

Законодательство предусматривает возможность передачи архивных материалов на хранение специализированным организациям, обладающих лицензий на данный вид деятельности. Компании, организующие внеофисное хранение документов, предоставляют ряд услуг:

систематизация документарной базы;
создание электронного архива;
подготовка материалов к передаче в одно из подразделений Росархива.

Многие руководители компаний с сомнением относятся к внеофисному хранению архива. Их основные опасения – возможность утраты важных материалов и доступ посторонних к конфиденциальной информации, однако это не имеет под собой серьёзных оснований. Помещения для архивного хранения оборудованы в соответствии с требованиями законодательства, доступ посторонних ко всем материалам (в том числе электронным) ограничен.