1 августа 2021

Подготавливаем дела для передачи на архивное хранение

В процессе жизнедеятельности любой организации накапливается большое количество бумаг. Часть из них регулярного пользования, а некоторые, такие как, документы по личному составу, должны быть переданы на хранение в архив не менее чем на десять лет в соответствии с действующим законодательством.

 Этапы подготовки

 Чтобы подготовить документы для передачи дел постоянного хранения в архив, ответственный сотрудник (секретарь или иное уполномоченное лицо) должен выполнить целый комплекс задач.

 1.     Проводим экспертизу ценности:

Экспертиза ценности проводится специально созданной экспертной комиссией. Основной задачей данного этапа является определение сроков хранения бумаг, составление описей документов, как для передачи дел постоянного хранения в архив, так и подлежащих уничтожению.

 2.     Формируем дела:

Срок хранения документации определяет состав основных работ по оформлению дел. Вот основные из них:

• проверяется правильность составления дела по принципу алфавитного порядка, хронологии и т.д.;

• брошюровка или иными словами подшивка. Важно, чтобы дело не превышало 250 листов, сшитые документы были заключены в твердую обложку, последним листом была заверительная запись;

• нумерация. Каждая страница должна быть пронумерована черным графитным карандашом или нумератором. В заверительной записи отображается количество листов в деле;

• создание заверительного листа. Этот лист отражает все нюансы дела (количество страниц, общее состояние). После чего ответственное лицо ставит свои инициалы, должность, дату составления и расписывается под написанным;

• создание внутренней описи. Данный шаг необходим в случаях, когда дело содержит в себе особо ценные документы (патенты, судебную документацию и прочие);

• внесение корректировок. Иногда требуется изменить заголовок дела, дату составления или реквизиты.

 3.     Оформляем опись:

Дела, подлежащие передаче на постоянное хранение в архив должны содержать в своем составе опись. Опись представляет собой некий справочник с описательными статьями дела, который облегчает поиск и систематизацию документов. Составляют не менее чем в трех экземплярах. Один остается в архиве, другие передаются в соответствующие структурные подразделения.

 4.     Составляем акт об определении дел, подлежащих уничтожению:

Документы, не подлежащие хранению или с истекшим сроком хранения, подлежат уничтожению. Для того чтобы оформить факт утилизации соответствующим образом, проводят экспертизу ценности, составляют акт об уничтожении и только после этого утилизируют.

Особенности сдачи документов на хранение в архив

После того как порядок в бумагах наведен, описи дел составлены, а дела подшиты, производится передача документов в архив на хранение. Это может быть государственная или частная организация. Главное, чтобы при передаче документов в архив на хранение были соблюдены все требования действующего законодательства. В противном случае, как на компанию, так и на должностное лицо может быть наложен солидный штраф.