Помещение для архива

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" не только определяет срок хранения для различных типов документов, но и содержит ряд условий для помещений, используемых в качестве архива. Они должны соответствовать требованиям безопасности, обеспечить сохранность документации.

Основные критерии при выборе помещения для архива

• Пожарная безопасность. Наличие сигнализации, запасного выхода, запрет на использование нагревательных электроприборов, открытого огня.
• Электробезопасность. Разрешена только скрытая электропроводка, используются только плафоны закрытого типа.
• Информационная безопасность. Ограничение доступа посторонних лиц.

Запрещено располагать архив на чердаке или в подвальных помещениях. Не допускается попадание на документы прямых солнечных лучей. Запрещено размещать документы на полу или подоконниках, все материалы должны находиться на полках стеллажей, упакованные в коробки. Требуется поддерживать температуру 17-19°C при влажности в 50-55%.

Архивное хранение документов вне офиса

Небольшим организациям не всегда удаётся выделить отдельное помещение для архива, соответствующее установленным требованиям. Подготовка помещения связана со значительными финансовыми затратами на приобретение стеллажей, установку противопожарного и иного оборудования.

Договор о передаче документов на архивное хранение в специализированную организацию является наиболее рациональным решением.
• Сокращение затрат на оборудование помещения и зарплату ответственному за архив сотруднику.
• Освобождение дополнительного пространства в офисном помещении.
• Гарантия сохранности и конфиденциальности документов.
• Уверенность в соблюдении законодательных норм.

Предоставляемые помещения оборудованы в соответствии с требованиями законодательства и соответствуют требованиям безопасности. При приёме материалов составляется подробный акт о передаче, содержащий информацию о каждом документе. Предоставляется возможность создания электронного архива (оцифровки документов).