14 сентября 2021

Порядок передачи дел на архивное хранение

Деятельность любой организации, как коммерческой, так и государственной, предусматривает создание собственной документарной базы. В соответствии с действующим законодательством, по истечении срока действия документа или при потере им актуальности предусмотрена его передача на архивное хранение.

Порядок передачи и архивного хранения документов регламентирован Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 27.10.2004 (ФЗ - N 125).

Комплектация дел

Передача дел на архивное хранение производится ответственными сотрудниками организации. Перед передачей в архив, бумаги, вышедшие из текущего документооборота, обязаны пройти экспертизу для определения их ценности.

Процедура оценки предусматривает два варианта:

Экспертиза с участием сотрудников организации. При этом должна быть создана комиссия не менее чем из трёх человек;
Привлечение сторонних экспертов: представителей Архивных Фондов или специалистов из лицензированных коммерческих организаций,

По результатам экспертизы создаётся заключение комиссии «О передаче дел на архивное хранение». В соответствии с ним проводится систематизация документов:

переплет с толстой обложкой или подшивка, при этом должна сохраняться возможность свободного чтения;
каждый лист должен быть пронумерован, номенклатурный номер должен располагаться в правом верхнем углу;
вложение приложений нестандартного формата в специализированные конверты; Составление перечня материалов, находящихся внутри;
каждое дело сопровождается описью, содержащей особенности нумерации и вложений;
составляется лист-заверитель, на котором указывается, число листов, литерные номера;
обложка тома должна содержать информацию об организации, сроки архивного хранения. В том случае, если в один том включены бумаги с различными датами хранения, следует сделать об этом пометку.

По завершении формирования всего объема, передаваемого в архив, составляется Акт передачи дел на архивное хранение. Каждый из членов комиссии должен заверить его своей подписью.

Варианты хранения

Ряд организаций может организовать архивное хранение документов своими силами. Для этого необходимо выделить специализированное помещение, которое должно быть оборудовано в соответствии с законодательными требованиями. В штатное расписание должна быть введена должность для сотрудника, который несет ответственность за передачу дел на архивное хранение.

Порядок архивного хранения для определённых государственных организаций предусматривает централизованную передачу дел в муниципальные или государственные архивы.