14 сентября 2021

Порядок учета и хранения документов в юридическом отделе

Юридический отдел любой организации вынужден обрабатывать значительное число документов, поэтому для повышения эффективности его работы необходимо грамотно организовать учёт и хранение юридических документов.

Учёт документов ведется с того времени, как они были созданы или поступили в организацию. Для этого предусмотрено:

создание журнала отправленной и поступающей корреспонденции. Его ведение возможно как в бумажном, так и электронном формате;
присвоение каждому документу учётного номера;
распределение документации по папкам.

Для сокращения временных затрат на поиск необходимого документа, в журнале регистрации указывается его учётный номер, дата поступления, название, а также краткое содержание.

В юридическом отделе необходимо хранить следующие типы документов:

учредительные документы юридического лица (устав организации, учредительный договор, списки учредителей и проч.);
положение о структурных подразделениях организации (в том числе филиалах): их правах, ответственности, взаимоотношениях;
документация, необходимая для подтверждения имущественных прав компании;
локальные нормативные акты организации: должностные инструкции, положение об оплате труда и т.д.;
доверенности;
корреспонденцию.

В юридических отделах большинства организаций предусмотрено хранение только текущей юридической документации, доступ к которой необходим на постоянной основе. По окончании срока действия производится их передача в архив компании или архивирование силами юридического отдела. Для организации архивного хранения требуется подготовка специализированного помещения. Оно должно соответствовать нормам безопасности, которые регламентированы законодательно.

Формирование дел для хранения документов юридических документов

При передаче дел для хранения, документы группируются в зависимости от их ценности (требуется экспертная оценка) и сроков хранения. На обложке переплета сформированного дела должны быть указаны: название, индекс, число дел в папке, а также срок хранения юридических документов. При переводе части документов в архив требуется составить опись дел, в соответствии с которой проводится сверка.