Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
14 Октября 2021

Постановка архивной деятельности организации

Документооборот любой компании или предприятия в независимости от формы собственности, предполагает наличие архива.

Архив компании или предприятия – обязательная структурная единица субъекта хозяйствования. Поэтому некоторые руководители организаций нередко ошибочно воспринимают хранилище как подразделение, необходимое государству, а не компании. Информация – важный стратегический ресурс организации, средство внутреннего маркетинга и основа для принятия управленческих решений. Поэтому совершенствование работы архива компании необходимо рассматривать с организационно-управленческой точки зрения.

Организация хранилища документов может быть выполнена самостоятельно или поручена специалистам архивной компании по договору аутсорсинга.

Самостоятельная организация и ведение архива подразумевает соблюдение ряда условий:

  • обустройство помещения в соответствии с установленными требованиями;
  • назначение ответственных сотрудников или введение штатной единицы архивариуса;
  • установка специализированного программного обеспечения;
  • покупка серверов для электронного архива и многое другое.

При делегировании архива на аутсорсинг обязанность по решению всех сопутствующих задач переходит на архивную компанию. Это экономически выгодное, практичное, надежное и безопасное решение.

Особенности архивной деятельности организации

Процесс организации архива начинается оценки имеющегося объема документации. Алгоритм работы выглядит следующим образом:

  • Экспертиза ценности бумаг. Комиссия просматривает документы и определяет, какие экземпляры подлежат хранению, а какие – утратили свою практическую ценность и будут уничтожены.
  • Систематизация. Разработка принципов каталогизации и распределение оригиналов в соответствии с ними.
  • Архивная обработка. Формирование папок, прошивка дел и индексация.
  • Составление описи дел.

При организации цифрового и традиционного архива непременно проводится процедура сканирования документов. Целесообразно оцифровывать документы во время формирования бумажного архива и обрабатывать текущие экземпляры до подшивки в папки. Это позволит упростить и ускорить процесс цифровизации.

С нюансами постановки архивной деятельности организации хорошо знакомы архивариусы нашей компании.