14 октября 2021
Постановка архивной деятельности организации
Документооборот любой компании или предприятия в независимости от формы собственности, предполагает наличие архива.
Архив компании или предприятия – обязательная структурная единица субъекта хозяйствования. Поэтому некоторые руководители организаций нередко ошибочно воспринимают хранилище как подразделение, необходимое государству, а не компании. Информация – важный стратегический ресурс организации, средство внутреннего маркетинга и основа для принятия управленческих решений. Поэтому совершенствование работы архива компании необходимо рассматривать с организационно-управленческой точки зрения.
Организация хранилища документов может быть выполнена самостоятельно или поручена специалистам архивной компании по договору аутсорсинга.
Самостоятельная организация и ведение архива подразумевает соблюдение ряда условий:
- обустройство помещения в соответствии с установленными требованиями;
- назначение ответственных сотрудников или введение штатной единицы архивариуса;
- установка специализированного программного обеспечения;
- покупка серверов для электронного архива и многое другое.
При делегировании архива на аутсорсинг обязанность по решению всех сопутствующих задач переходит на архивную компанию. Это экономически выгодное, практичное, надежное и безопасное решение.
Особенности архивной деятельности организации
Процесс организации архива начинается оценки имеющегося объема документации. Алгоритм работы выглядит следующим образом:
- Экспертиза ценности бумаг. Комиссия просматривает документы и определяет, какие экземпляры подлежат хранению, а какие – утратили свою практическую ценность и будут уничтожены.
- Систематизация. Разработка принципов каталогизации и распределение оригиналов в соответствии с ними.
- Архивная обработка. Формирование папок, прошивка дел и индексация.
- Составление описи дел.
При организации цифрового и традиционного архива непременно проводится процедура сканирования документов. Целесообразно оцифровывать документы во время формирования бумажного архива и обрабатывать текущие экземпляры до подшивки в папки. Это позволит упростить и ускорить процесс цифровизации.
С нюансами постановки архивной деятельности организации хорошо знакомы архивариусы нашей компании.
