20 сентября 2021

Правила хранения документов для акционерных обществ

Порядок, уничтожение и срок хранение документов акционерных обществ определён постановлением N 03-33/пс Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года.

Особенности хранения

Для определения ценности документов для передачи их на хранение создаётся комиссия, руководит которой один из участников акционерного общества. Порядок хранения материалов регламентирован п. 2 статьи 89 Федерального закона N 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Хранение документов осуществляется по месту расположения исполнительного органа общества. Сроки хранения определяются в соответствии с действующими требованиями органа исполнительной власти, отвечающего за контроль на рынке ценных бумаг.

Руководство АО должно обеспечить постоянное нахождение в главном офисе следующих материалов:

• уставные и учредительные документы (устав, решение и отчёты о выпуске ценных бумаг и др.);
• положение о структуре организации (филиалах, представительствах);
• документы, подтверждающие право собственности на движимое и недвижимое имущество, принадлежащее акционерному обществу;
• аффилированные списки;
• годовые отчёты, а также данные предоставляемые владельцам акций на отчётных собраниях;
• перечень материалов, переданных на архивное хранение или подлежащих уничтожению;
• судебные решения;
• иные документы, согласно требованиям законодательства или по решению общего собрания акционеров, исполнительного органа.

«Перечень типовых управленческих архивных документов» закрепляет за акционерными обществами обязательство хранить бухгалтерские документы в течение срока, отдельно установленного для каждого категории. В то же время перечень не определяет место для хранения. В соответствии с этим подобная документация может быть передана в архив.

Порядок содержания документов

Все материалы должны размещаться в служебных помещениях ответственных сотрудников акционерного общества. Документы, промаркированные как «коммерческая тайна», бюллетени для голосования, а также учредительные документы требуется хранить в сейфах головного офиса.

Документация, созданная в результате деятельности организации, должна быть сформирована в номенклатурные дела. Для всех дел составляется подробная опись с описанием каждого листа. Утрата любого документа служит основанием для создания комиссии, в обязанности которой входит фиксация утраты и составление акта.

Выдача документа сотрудникам или учредителям организации происходит исключительно под роспись, заполняется карта-заместитель.

Классификация документов и комплектация их в номенклатурные дела для передачи в архив производится экспертной комиссией. В её обязанности входит определение ценности материалов, определение сроков хранения документов акционерных обществ. Архив АО должен быть расположен в отдельном помещении, оборудованном в соответствии с требованиями законодательства. Доступ в архив посторонних лиц не допускается.

При реорганизации акционерного общества все документы передаются во вновь созданную организацию согласно описи. При ликвидации АО вся документарная база подлежит передаче в одно из подразделений государственного архива. В случае отсутствия договорных отношений передаче на архивное хранение подлежат только личные дела сотрудников. Решение о месте хранения остальных материалов принимает комиссия по ликвидации или конкурсный управляющий.