17 сентября 2021

Правила хранения и уничтожения банковских и кассовых документов

Функционирование любого бизнеса, будь то ИП, среднее и малое предприятие или крупная корпорация, плотно связано с ведением банковской и кассовой документацией. Такие документы требуют особых условий и сроков хранения банковской документации и, в случае необходимости, утилизации.

Что относится к банковским документам?

Все документы, содержащие достоверную информацию для проведения банковских операций, а также подтверждающих их законность. Банковская документация является основанием для отражения всех финансовых операций и делится на 3 основных типа:

Кассовые – отображают движение наличных средств. Подразделяются на приходные (занос средств в кассу) и, соответственно, расходные;
Мемориальные – в этой группе наибольшее количество документации. В частности, используется для перевода средств с одного банковского счета на другой и составляются в двустороннем порядка (как клиентом, так и банком)
Внебалансовые – приходные, расходные и приходно-расходные ордера на прием и выдачу ценностей из кассы или хранилища.

Все рассмотренные документы несут ключевое значение для предприятия, особенно в случае финансовой проверки, а также строго регламентируется законом, поэтому необходимо обеспечить их строгую сохранность. Ответственность нарушение хранения банковских документов возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Хранение банковской документации

Порядок хранения кассовой, банковской и другой бухгалтерской документации регламентируется несколькими нормативно-правовыми актами. Такими являются №402-ФЗ «О бухгалтерском учете от 06.12.11», Налоговый кодекс РФ, №129-ФЗ «О бухгалтерском учете от 21.11.1996 г», и т.д.

Согласно законодательной базе, банковскими документами, которые подлежат обязательному хранению, являются:

Первичная учетная документация, а также оправдательная документация по всем финансовым операциям (корешки финансовых чековых и кассовых книжек, различного рода ордера и табели, акты о расходе и приходе денежных средств, квитанции, отчеты и пр.);
Базы данных учета кассовой документации.

Помимо соблюдения всех сроков хранения банковской документации, обеспечения безопасности, конфиденциальности и сохранности, необходимо также правильно систематизировать документы. Так, кассовые журналы рекомендуется брошюровать по месяцам, а мемориальные - подшивать ежедневно.

За исключением бумажной копии документов, желательно создавать и их электронные копии.

Как и другие бухгалтерские документы, вся банковская и кассовая документация подлежит архивному хранению, даже после истечения их срока использования. В среднем срок хранения таких документов 5 лет, за исключением некоторых частных случаев. Требования к сдаче банковской документации не отличаются от остальных видов бумаг, и включает в себя стандартные этапы – проведение экспертизы ценности, систематизация, брошюровка, составление описи дел и все последующие пункты передачи дел в архив.

Утилизация банковских документов

По истечения срока хранения все документы, коме тех, которые могут быть использованы в случае судебных и других спорных разбирательств, могут быть уничтожены. Порядок уничтожения банковских и кассовых документов, как и в случае с передачей дел на хранение, не отличается от работы с другими официальными бумагами. При утилизации составляется накладная с указанием количество утилизируемых дел, на самом процессе должно присутствовать доверенное лицо, а также в конце услуги должен быть выдан акт. Важным моментом при утилизации является соблюдение конфиденциальности и исключение последующего восстановления документов. Поэтому данную процедуру рекомендуется доверить надежным и проверенным партнерам.