14 октября 2021

Правила уничтожения документов

Каждое предприятие обязано хранить документы в течение определённого законом времени, но нет необходимости хранить их все время. Лишние бумаги занимают много места и создают хаос. Для того, чтоб документы всегда были в порядке, их необходимо периодически проверять на предмет актуальности, и в случае необходимости уничтожать устаревшие. Несмотря на свою простоту, процесс уничтожения документов имеет ряд нюансов:

Порядок уничтожения документов

Казалось бы, ничего сложного в этом нет, однако следует быть очень внимательным при отборе документов, дабы случайно не уничтожить важные и актуальные документы, что может привести к непоправимым последствиям.

Руководитель предприятия отдает приказ о формировании экспертной комиссии, члены которой должны знать требования законодательства к хранению документов.

Работники структурных подразделений отбирают документы с истекшими сроками хранения, составляют перечни дел и акт об изъятии документов к уничтожению.

Следует помнить, что в акт об изъятии включается только та документация, срок которой истек до начала года его составления. Так, дело со сроком хранения 10 лет, завершенное делопроизводством в августе 2015 года, можно уничтожить в 2026 году.

Оформленные надлежащим образом перечни дел, подлежащих уничтожению, и акт об их изъятии передают на рассмотрение экспертной комиссии.

Комиссия проводит экспертизу ценности документов, что отображается в протоколе заседания, и утверждает акт об изъятии документов к уничтожению.

Затем акт утверждается руководителем, и дела передаются на уничтожение. По факту ликвидации составляется отдельный акт.

Способы и правила уничтожения документации

С целью исключения утечки информации, их носители подлежат физическому уничтожению. Для этого применяют следующие способы утилизации:

Сжигание – это самый простой и дешевый способ ликвидации бумаг. Однако следует помнить, что в населенных пунктах сжигать бумаги на открытом воздухе нельзя. Сжигание большого количества дел требует времени и бдительности от исполнителя. Сшитые бумаги горят не очень хорошо, поэтому нужно следить за тем, чтобы папки полностью сгорали.

Химическая обработка подразумевает применение химически активных веществ, разлагающих и превращающих бумагу в однородную массу. Это самый надежный и дорогой способ утилизации.

Шредирование – это ликвидация бумажных носителей путем измельчения на специальном оборудовании – шредере. Преимуществами такого способа являются надежность, экологичность и возможность осуществления своими силами.

Для утилизации больших объемов бумаг обычно привлекают сторонние организации, в том числе и архивные компании, имеющие в своем арсенале необходимое оборудование и квалифицированных работников.