14 октября 2021

Проблемы досрочной передачи в архив документов при ликвидации и банкротстве

При прохождении юридическим лицом процедуры ликвидации и банкротства ответственность за досрочную передачу в архив документации в муниципальный архив возлагается на ликвидационную комиссию или конкурсного управляющего. В соответствии с действующим законодательством бумаги с не истекшим сроком хранения и данные, подлежащие постоянному хранению, отправляются в архив после должной подготовки и обработки.

Нормативно-правовая база

Требования, которые предъявляются к процедуре передачи документации в архив, закреплены в следующих нормативно-правовых актах:

• «Об архивном деле в РФ» Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ;
• «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» Федеральный закон от 8 августа 2001 года N 129-ФЗ;
• ГК РФ ч.1, ст.63 «Порядок ликвидации юридического лица».

В указанных актах регламентирован перечень документов, которые подлежат архивному хранению, способы и порядок организации их сбережения и алгоритм процедуры передачи.

Особенности подготовки бумаг

Облегчить процесс обработки большого объема документации позволит наличие в компании правильно организованного архива. Исполнителю останется только обработка данных, которые еще не вошли в архив и сверка сформированных дел.

При отсутствии сформированного архива или большом массиве текущей документации, подготовка осуществляется по следующему алгоритму:

• Экспертиза ценности. В ходе сортировки выявляются бумаги, утратившие практическую ценность и подлежащие ликвидации.
• Систематизация. Отобранные для хранения документы.
• Оформление. Формирование и подшивание папок.
• Составление номенклатуры. Подготовка описи дел.
• Составление описи бумаг, подлежащих ликвидации.
• Уничтожение списанных документов, составление соответствующего акта.

К передаче в архив, подготавливают папки, состоящие из бумаг постоянного, временного и длительного сбережения.

Процедура передачи

Первоначально представитель организации должен заключить договор с архивным хранилищем. В ходе процедуры производится сверка описи и дел, проверка правильности оформления папок и других важных моментов. При выявлении несоблюдения требований законодательства архив имеет право отказать в приеме бумаг.

Услуга передачи массива документов на хранение оплачивается предприятием. Процедура хранения безвозмездная.

Профессиональная архивная помощь

Некоторые компании предпочитают делегировать обязанности по передаче документов в архив сторонней организации. В этом случае уполномоченный представитель предприятия заключает договор с архивной компанией. С этого момента все заботы по правильной организации процесса перекладываются на квалифицированных профессионалов.

Это способ быстро и грамотно решить имеющуюся проблему с гарантированным соблюдением действующего законодательства. Уточнить интересующие вопросы, относительно сотрудничества можно позвонив по контактным номерам телефона, указанным на нашем сайте.