18 ноября 2021
Программа электронного архива
Выбор электронного архива организации (программа)
Преимущества хранения документарной базы организации в электронном формате очевидны: не требуется оборудовать отдельное помещение, все данные систематизированы и структурированы, минимизирован риск порчи или утраты важных бумажных оригиналов. Выбор подходящей программы для электронного архива документов на сервере является залогом успешного внедрения цифрового делопроизводства. Основные критерии при выборе электронного архива организации (программа).
Современные программы электронного архива документов применяются не только для хранения электронных копий бумажных оригиналов, но и иного контента юридического лица (графические файлы, аудиозаписи, видеозаписи и т.д.). При этом электронный архив зачастую должен быть интегрирован в общую систему документооборота компании или бухгалтерскую учетную систему. Автоматизация делопроизводства способствует повышению эффективности работы организации, помогает снизить нагрузку на сотрудников.
Разработчики программы электронного архива организаций предлагают пользователям ряд удобных функций, позволяющих упростить задачу для сотрудников, отвечающих за делопроизводство:
- интеграция с другими программными продуктами;
- автоматическое распознавание документов;
- возможность использования потокового сканера, что существенно упрощает и ускоряет оцифровку объёмной документарной базы;
- контроль за перемещением документов, еще не переданных в архив;
- разграничение доступа сотрудников к различным частям архива в соответствии с их должностной инструкцией.
Отдельной задачей при интеграции программ для электронного архива документов на сервере является сохранность данных. Для её решения необходимо систематически создавать резервные копии, проводить регулярное техническое обслуживание и модернизацию оборудования.
Особенности программ для электронного архива документов на сервере
Ключевым требованием, предъявляемым к программам для электронного архива документов на сервере, является возможность ее легкой интеграции в программную среду организации. Желательно применять такое программное обеспечение для работы с электронными образами документов, которое после внедрения можно настраивать и обслуживать силами собственных технических специалистов (создание карточек дел на новые типы документов, управление правами доступа и т.д.).
