14 октября 2021

Сканирование документов

Сканирование архивных документов - удобная услуга, существенно упрощающая процесс работы с любыми объемами и типами документов. Чаще всего имеет смысл переводить в электронный вид наиболее востребованные бумажные материалы:

клиентские досье;
первичные и бухгалтерские документы;
входящую корреспонденцию;
договоры и приложения к ним;
схемы, технические чертежи, проектную документацию;
внешние и внутренние нормативные документы.

Оцифровка архива - это начальный этап по созданию электронного архива на предприятии и состоит он из следующих этапов:

определение перечня дел, бумажных носителей, подлежащих переводу в электронный вид;
подготовка бумажных носителей к услугам сканирования документов (изъятие скрепок, файлов, вложений и т.д.);
перевод документов в электронный вид с использованием подходящих сканеров (индивидуальные, потоковые, широкоформатные, планетарные);
обработка полученных графических изображений (повышение четкости, зачистка лишних вставок, доворот изображений и иные действия);
создание к каждому полученному образу индексных поисковых параметров;
загрузка образов и индексных параметров в систему электронный архив.

Реализация обозначенных выше действий позволит разграничить права доступа между сотрудниками, осуществлять одновременную работу с одним и тем же образом, находить и печатать нужные материалы за считанные секунды.

Услуга сканирования архивных документов в Москве ориентирована на производителей, таможенные склады, офисы и другие учреждения, деятельность которых сопровождается большим объемом бумажных носителей.

Преимущества сканирования архивных документов

Все больше и больше компаний и учреждений уже оценили преимущества услуги сканирования документов:

Экономия места - бумажные архивы занимают много места, особенно когда ими постоянно пользуются уполномоченные лица. Сканирование архивных документов уменьшает количество изготавливаемых копий, т.к. с нужным документом можно поработать прямо с экрана монитора.
Никакого хаоса - в офисах, складах и архивах ситуация может выйти из-под контроля по мере роста объемов документов. Поиск информации связан с хаосом в архиве. Определенно лучше выбрать сканирование архивных документов, а затем использовать в работе электронные образы, чтобы избежать беспорядка.
Выше эффективность - цифровым архивом пользоваться намного удобнее. В нем точно описаны отдельные документы, и поиск информации таким способом происходит намного быстрее, чем при использовании традиционных носителей.
Отправка или печать файлов – структурированные данные в цифровом формате обрабатываются намного быстрее. Сканирование документов в Москве, создание и наполнение цифрового архива означает не только более легкий доступ к данным, но возможность быстро обменяться образами при помощи каналов связи и вывода их на печать.
Безопасность данных - архивы в цифровом виде намного безопаснее, чем в традиционном, особенно если их хранение доверено специалистам. Документы в цифровой форме могут иметь несколько резервных копий. Они отлично защищены от несанкционированного доступа и при этом, в отличие от бумажной документации, не подвергаются старению и изнашиванию.

Архивная компания «Сфера» предлагает вам протестировать услуги сканирования документов. Мы в минимальные сроки создадим электронный архив вашей организации, которым можно гордиться!