14 октября 2021
Составление описи документов: рекомендации экспертов
На первый взгляд, кажется, что опись содержит малозначительные сведения. На самом деле от правильности грамотности заполнения этого документа во многом зависит удобство использования архива и ведения делопроизводства.
Опись – это архивный справочник, состоящий из нескольких элементов:
- Оглавление или справочный аппарат.
- Описательные статьи.
- Выводы.
- Лист-заверитель. Ставится печать предприятия и подпись ответственных лиц.
На основании архивного справочника составляются путеводители, указатели, каталоги и другая справочная документация.
Выполнение ответственной задачи возлагается на:
- Руководителя компании. При наличии свободного времени и навыков, необходимых для выполнения оговоренной работы.
- Секретаря или другого ответственного лица.
- Документоведа или сотрудника архива. Если в штате компании имеется профессионал, знакомый с ведением архивного дела и имеющий навыки работы в данной сфере, то за качество описи не стоит переживать. Помимо знаний и навыков, сотрудник должен располагать достаточным количеством свободного времени и помощниками.
Опись документации составляется в двух экземплярах по установленной форме. Основой для заполнения документов служит информация на обложках папок.
Составление внутренней описи документации осуществляется на унифицированном бланке. В обязательном порядке указывается наименование компании. В заголовке отображаются сведения о принадлежности бумаг в определенной категории дел.
В описи не должно присутствовать одинаковых заголовков. Для первого дела заголовок прописывается полностью, а затем идентичную часть заменяют на «то же». Когда начинается новый лист описи, заголовок следует указывать полностью.
Опись оформляется до переплета или брошюровки дела, и вкладывается в качестве первого листа. Если дело подшито – опись клеится на лицевой обложке папки изнутри. Нумерация ведется при помощи арабских цифр.
Надежный способ – доверить выполнение этой работы профессионалу. Специалисты нашей компании предоставляют полный комплекс архивных услуг. Получить подробную информацию насчет стоимости услуг можно воспользовавшись формой обратной связи или позвонив по указанным на сайте номерам телефона.
