Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
14 Октября 2021

Способы восстановления утраченных документов перед проведением проверок

Сверка наличия и состояния документов – процедура, обязательная для каждой компании. При обнаружении утраты бумаги предусмотрен четкий алгоритм действий. Поскольку восстановление утраченных оригиналов требует больших затрат времени разумнее заранее обеспечить их надежную сохранность.

Сверка документов и алгоритм действий при их утрате

При обнаружении пропажи документов необходимо, прежде всего, установить полный и достоверный список недостающих бумаг. Руководитель предприятия назначает комиссию, в задачи которой входит:

  • Полная сверка архива.
  • Составление перечня отсутствующих оригиналов.
  • Проведение расследования пропажи источников.

После установления причины утраты бумаг комиссия фиксирует их в соответствующем акте.

Способы восстановления утраченных документов

Большинство данных отображается в бумажном или цифровом виде. Это позволяет найти способ восстановления утраченных документов, даже если у предприятия не осталось копий. Алгоритм действий после обнаружения факта утраты бумаг:

  • Назначить сотрудника ответственного за проверку цифровых архивов, систем учета и документооборота с целью поиска электронных версий потерянных документов.
  • Подать запрос о предоставлении копий контрагентам, партнерам и клиентам, с которыми связаны пропавшие бумаги.
  • Обратиться в статистические центры или налоговую службу, в которые подавалась отчетность, и получить дубликат данных.

После восстановления первичной отчетности требуется вновь сформировать журнал хозяйственных операций и заново проверить соответствие информации. Если проблем не выявлено, можно считать организацию готовой к проведению проверки.

Как предотвратить утрату документации

Предприятие может защититься от риска потери бумаг, предприняв комплекс мероприятий, направленных на обеспечение контроля документооборота и сохранности бумаг:

  • Разработка системы контроля документации. В случае происшествия будет известно, какие бумаги пропали и подлежат восстановлению. Для ответа на запросы фискальной службы в цифровом виде сохраняются скан-копии бумаг.
  • Автоматизация документооборота и внедрение ЭДО. Подобное решение минимизирует риск пропажи бумаг. Все отправленные через электронную систему документы в зашифрованном виде хранятся на серверах операторов. Благодаря этому при необходимости есть возможность восстановления данных.
  • Доверить ведение архива предприятия специализированной архивной компании. Опытные архивариусы обеспечат сохранность документов и ведение архива в соответствии с действующим законодательством.

Чтобы избежать штрафных санкций, налогоплательщику стоит заблаговременно позаботиться о безопасном хранении документов и контролировать их обращение.