14 октября 2021
Способы восстановления утраченных документов перед проведением проверок
Сверка наличия и состояния документов – процедура, обязательная для каждой компании. При обнаружении утраты бумаги предусмотрен четкий алгоритм действий. Поскольку восстановление утраченных оригиналов требует больших затрат времени разумнее заранее обеспечить их надежную сохранность.
Сверка документов и алгоритм действий при их утрате
При обнаружении пропажи документов необходимо, прежде всего, установить полный и достоверный список недостающих бумаг. Руководитель предприятия назначает комиссию, в задачи которой входит:
- Полная сверка архива.
- Составление перечня отсутствующих оригиналов.
- Проведение расследования пропажи источников.
После установления причины утраты бумаг комиссия фиксирует их в соответствующем акте.
Способы восстановления утраченных документов
Большинство данных отображается в бумажном или цифровом виде. Это позволяет найти способ восстановления утраченных документов, даже если у предприятия не осталось копий. Алгоритм действий после обнаружения факта утраты бумаг:
- Назначить сотрудника ответственного за проверку цифровых архивов, систем учета и документооборота с целью поиска электронных версий потерянных документов.
- Подать запрос о предоставлении копий контрагентам, партнерам и клиентам, с которыми связаны пропавшие бумаги.
- Обратиться в статистические центры или налоговую службу, в которые подавалась отчетность, и получить дубликат данных.
После восстановления первичной отчетности требуется вновь сформировать журнал хозяйственных операций и заново проверить соответствие информации. Если проблем не выявлено, можно считать организацию готовой к проведению проверки.
Как предотвратить утрату документации
Предприятие может защититься от риска потери бумаг, предприняв комплекс мероприятий, направленных на обеспечение контроля документооборота и сохранности бумаг:
- Разработка системы контроля документации. В случае происшествия будет известно, какие бумаги пропали и подлежат восстановлению. Для ответа на запросы фискальной службы в цифровом виде сохраняются скан-копии бумаг.
- Автоматизация документооборота и внедрение ЭДО. Подобное решение минимизирует риск пропажи бумаг. Все отправленные через электронную систему документы в зашифрованном виде хранятся на серверах операторов. Благодаря этому при необходимости есть возможность восстановления данных.
- Доверить ведение архива предприятия специализированной архивной компании. Опытные архивариусы обеспечат сохранность документов и ведение архива в соответствии с действующим законодательством.
Чтобы избежать штрафных санкций, налогоплательщику стоит заблаговременно позаботиться о безопасном хранении документов и контролировать их обращение.
