14 октября 2021

Способы восстановления утраченных документов перед проверкой

Утрата документации, подлежащей обязательному хранению, к сожалению, распространенная ситуация. Если факт утери будет выявлен накануне визита фискальных организаций или непосредственно в ходе проверки, то предприятие ждут большие проблемы. Избежать привлечения к ответственности и штрафных санкций позволит своевременное восстановление потерянных бумаг.

Как восстановить документы

Прежде всего, необходимо определить, какие именно бумаги были утеряны. От этого будет зависеть алгоритм дальнейших действий.

В зависимости от вида утраченного источника, существует несколько способов восстановления данных:

Поиск экземпляра в системе электронного архива. При внедрении на предприятии СЭД потерять бумаги безвозвратно практически невозможно.
Запрос у клиентов или партнеров. Второй экземпляр может храниться у контрагента.
Заказ выписки из банковского учреждения по движению средств на счетах компании. Если утраченный образец связан с контрагентами, информация уточняется в банке, который их обслуживает.
Обращение в налоговую инспекцию для восстановления налоговой отчетности и деклараций. Составляется письмо на имя руководителя инспекции с указанием списка документов и причинами их утери. После получения копий, заново формируется журнал хозяйственных операций, на основе копий создается новая исходящая первичная документация, регистры учета бухгалтерских операций и налоговой отчетности. Итоговые обороты должны совпадать с имеющимися в бухгалтерской отчетности данными. Факт расхождения свидетельствует об отсутствии какого-то документа.

Любой из перечисленных выше способов восстановления утраченных документов займет определенное время. Поэтому не стоит откладывать решение проблемы на потом.

Как предотвратить утрату документов

Чтобы не потребовалось экстренно восстанавливать оригиналы документов накануне проверки следует соблюдать правила по организации и ведению документооборота и архива:

Отлаженная система передачи данных в архив.
Наличие ответственного сотрудника.
Проведение регулярных проверок с описями дел.
Систематизация и структуризация архива.
Выделение и уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
Дублирование документации в электронном виде.
Создание нескольких копий для ценных образцов.

Грамотно и четко налаженный документооборот и ведение архива позволит сэкономить время сотрудников и повысить эффективность функционирования предприятия. Наши архивариусы знают тонкости действующего архивного законодательства. Специалисты готовы профессионально и оперативно выполнить весь комплекс работ, направленных на восстановление утраченных бумаг.