20 сентября 2021

Сроки хранения документов предприятия

Порядок хранения документов для предприятий, зарегистрированных и ведущих свою деятельность на территории Российской Федерации, регламентирован законодательно. Основные положения содержатся в Федеральном законе N125-ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004, «Перечне типовых управленческих документов», различных законодательных и подзаконных актах. В руководящие документы регулярно вносятся поправки, изменяющие порядок и сроки хранения того или иного типа материалов. Нарушение правил хранения документов является причиной для привлечения руководителя и сотрудников организации к административной ответственности.

Выделяют несколько групп документов, отличающихся по сроку хранения:

• с ограниченным (временными) сроком хранения – от 1 до 75 лет;
• с постоянным сроком хранения;
• до минования надобности (как правило, не менее 1 года);
• до замены новыми документами;
• до востребования (материалы кадровой документации).  

Типы документов и длительность их хранения

Предприятия, вне зависимости от типа, обязаны организовать архивное хранение документов в течение установленных сроков.

Документы бухгалтерского и налогового учёта. Срок хранения документов предприятия зависит от ценности документа. Материалы, подтверждающие получение доходов и выплату налогов, сохраняются в течение 4 лет, данные отчётности и бухучета – 5 лет, документы, подтверждающие исчисление страховых взносов – 6 лет.

Кадровые документы предприятия. Карточки сотрудников, трудовые договоры, невостребованные подлинники личных документов работников передаются на хранение на срок до 75 лет. Требования к срокам хранения документов предприятия регулярно изменяются, точную информацию можно найти в актуальной версии Перечня.

Материалы, относящиеся к учреждению и управлению предприятия. Документы должны храниться в течение всего времени работы организации. При ликвидации предприятия комиссия проводит оценку всей документации и осуществляет её передачу в архив.

Руководство предприятия обязано контролировать соблюдение правил хранения документации. Утрата или порча даже одного документа может привести к значительным последствиям для организации. Требуется своевременно передавать материалы в архив и ликвидировать документы с истекшим сроком хранения.

При хранении документов на электронных носителях информации следует обеспечить высокий уровень безопасности и надёжности, защитить данные от несанкционированного доступа, разграничить доступ сотрудников к различным частям электронного архива.