20 сентября 2021

Сроки хранения различных типов документов

Сроки хранения первичных документов различных форм, определены законодательно. Основные нормативные акты, регламентирующие этот вопрос:

ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 6 декабря 2011 года;
ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации;
ч.2 ст. 28 Федерального Закона N212-ФЗ от 24 июля 2009 года;
«Перечень типовых управленческих архивных документов».

Ответственным за сохранность документов является руководитель предприятия. Главный бухгалтер обязан контролировать соблюдение установленных сроков хранения, проводить классификацию документов и формировать номенклатурные дела организации.

Регламент хранения

Основные требования по содержанию типовых первичных документов, создаваемых в ходе деятельности государственных и коммерческих организаций, содержатся в Перечне типовых управленческих документов.

Документы, определённые для временного хранения, имеют четкие сроки, по истечению которых бумаги подлежат архивированию или утилизации. Материалы на постоянном хранении не подлежат уничтожению и должны быть переданы в архив. Если организация не передаёт документацию в одно из подразделений Росархива, то постоянный период содержания должен составлять 10 лет или более.

Срок хранения начинает отсчёт с 1 января следующего за прекращением делопроизводства года. Документы с обозначением «До минования надобности» следует хранить в течение минимум одного полно отчётного года.

Законодательство допускает хранение первичных документов как в виде бумажной подшивки, так и в электронной форме. Сроки хранения первичных документов остаются прежними.

Основная часть бухгалтерской документации должна храниться в течение 5 лет. При этом существует ряд исключений:

книги учета доходов и расходов ИП и компаний, работающих по упрощенной схеме налогообложения – постоянно;
годовые ведомости по отчислению в ФСС – постоянно;
налоговые декларации, расчеты авансовых платежей по ЕСН, ОПС, данные о доходах физлиц у которых нет лицевых счетов – 75 лет;
ведомости, содержащие информацию о выданных дивидендах – 75 лет;
счета-фактуры – 4 года;
отчёты по банковским счетам, открытым в иностранной валюте – 10 лет.

Материалы, содержащие информацию о трудовых отношениях и кадровом учете сотрудников организации, также должны храниться в течение определенного срока.

Страховые полисы гражданской ответственности, полученные для опасных объектов производства – постоянно
Аттестационные карты, утвержденные стандарты рабочих мест – 45 лет.
Материалы, подтверждающие необходимость сокращения продолжительности рабочего времени на опасных и вредных производствах – 75 лет.
Журналы регистрации прибытия и выезда, выездные дела для сотрудников, работающих от организации за пределами Российской Федерации – 75 лет.
Книги учёта движения трудовых книжек и вложений к ним – 75 лет.
Невостребованные подлинные образцы личных документов сотрудников – 75 лет.
Карточки учета выданных справок о размере зарплаты, трудовом стаже, занимаемой должности – 5 лет.

Сокращать сроки хранения первичных документов, регламентированные Перечнем, и преждевременно утилизировать документы не допускается. Продолжительность хранения документов в архиве может быть увеличена по решению исполнительного органа предприятия, наблюдательного совета или общего собрания акционеров (для акционерных обществ). Это решение должно быть документально подтверждено, соответствующим распоряжением или внесением изменений в устав организации.