Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок
20 Сентября 2021

Сроки хранения различных типов документов

Сроки хранения первичных документов различных форм, определены законодательно. Основные нормативные акты, регламентирующие этот вопрос:

  • ст. 29 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 6 декабря 2011 года;
  • ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации;
  • ч.2 ст. 28 Федерального Закона N212-ФЗ от 24 июля 2009 года;
  • «Перечень типовых управленческих архивных документов».

Ответственным за сохранность документов является руководитель предприятия. Главный бухгалтер обязан контролировать соблюдение установленных сроков хранения, проводить классификацию документов и формировать номенклатурные дела организации.

Регламент хранения

Основные требования по содержанию типовых первичных документов, создаваемых в ходе деятельности государственных и коммерческих организаций, содержатся в Перечне типовых управленческих документов.

Документы, определённые для временного хранения, имеют четкие сроки, по истечению которых бумаги подлежат архивированию или утилизации. Материалы на постоянном хранении не подлежат уничтожению и должны быть переданы в архив. Если организация не передаёт документацию в одно из подразделений Росархива, то постоянный период содержания должен составлять 10 лет или более.

Срок хранения начинает отсчёт с 1 января следующего за прекращением делопроизводства года. Документы с обозначением «До минования надобности» следует хранить в течение минимум одного полно отчётного года.

Законодательство допускает хранение первичных документов как в виде бумажной подшивки, так и в электронной форме. Сроки хранения первичных документов остаются прежними.

Основная часть бухгалтерской документации должна храниться в течение 5 лет. При этом существует ряд исключений:

  • книги учета доходов и расходов ИП и компаний, работающих по упрощенной схеме налогообложения – постоянно;
  • годовые ведомости по отчислению в ФСС – постоянно;
  • налоговые декларации, расчеты авансовых платежей по ЕСН, ОПС, данные о доходах физлиц у которых нет лицевых счетов – 75 лет;
  • ведомости, содержащие информацию о выданных дивидендах – 75 лет;
  • счета-фактуры – 4 года;
  • отчёты по банковским счетам, открытым в иностранной валюте – 10 лет.

Материалы, содержащие информацию о трудовых отношениях и кадровом учете сотрудников организации, также должны храниться в течение определенного срока.

  • Страховые полисы гражданской ответственности, полученные для опасных объектов производства – постоянно
  • Аттестационные карты, утвержденные стандарты рабочих мест – 45 лет.
  • Материалы, подтверждающие необходимость сокращения продолжительности рабочего времени на опасных и вредных производствах – 75 лет.
  • Журналы регистрации прибытия и выезда, выездные дела для сотрудников, работающих от организации за пределами Российской Федерации – 75 лет.
  • Книги учёта движения трудовых книжек и вложений к ним – 75 лет.
  • Невостребованные подлинные образцы личных документов сотрудников – 75 лет.
  • Карточки учета выданных справок о размере зарплаты, трудовом стаже, занимаемой должности – 5 лет.

Сокращать сроки хранения первичных документов, регламентированные Перечнем, и преждевременно утилизировать документы не допускается. Продолжительность хранения документов в архиве может быть увеличена по решению исполнительного органа предприятия, наблюдательного совета или общего собрания акционеров (для акционерных обществ). Это решение должно быть документально подтверждено, соответствующим распоряжением или внесением изменений в устав организации.