18 ноября 2021
Уничтожение архива
Уничтожение архива документов
Документы, утратившие актуальность, передаются в архив организации. По истечении срока хранения они подлежат утилизации, так как содержат коммерческую тайну, персональные данные сотрудников и иную конфиденциальную информацию.
Основные типы документов, подлежащие уничтожению:
- договоры и контракты;
- приказы руководителей организации, её структурных подразделений по хозяйственной деятельности юридического лица;
- копии или невостребованные оригиналы личных документов сотрудников;
- первичные и бухгалтерские документы;
- переписка и входящая корреспонденция;
- иные внутренние документы компании.
Решение об уничтожении архива принимается по итогам экспертизы, которая должна определить их ценность. В качестве экспертов могут выступать как сотрудники организации, так и частные специалисты, приглашённые на коммерческой основе. По результатам экспертизы составляется акт «О выделении к уничтожению архива документов, не подлежащих хранению», содержащий исчерпывающий перечень бумаг, переданных на утилизацию.
Способы уничтожения архива
Нормативно-правовые акты не определяют конкретные способы уничтожения архива документов, поэтому избавиться от них можно различными способами:
- Сжигание. Может быть расценено как нарушение мер пожарной безопасности.
- Измельчение офисным шредером. Процесс занимает продолжительное время, поэтому этот метод можно использовать при утилизации незначительного объёма документации.
- Услуги по уничтожению архивных документов в специализированной компании. Используются мощные промышленные шредеры, способные измельчить большой объём бумажной документации в короткие сроки. Полученные материалы будут использованы как вторичное сырьё, поэтому услуга по уничтожению архивных документов таким способом является наиболее правильной.
Для того чтобы подтвердить уничтожение архива, следует составить акт в свободной форме. Он содержит указание метода утилизации, наименование, количества и объёма всех уничтоженных материалов. Акт подтверждается подписями ответственных лиц с расшифровкой Ф. И. О. и указанием должности.
