14 октября 2021
В чем разница между раскладкой архива по документам и по папкам?
Систематизация документов – ключевой этап делопроизводства, позволяющий структурировать имеющиеся в компании документы по разделам и для каждой бумаги найти «свое место». Процедура осуществляется в соответствии с индивидуальными особенностями конкретного предприятия.
В процессе систематизации проводится раскладка документов – это группирование по единицам хранения. В большинстве компаний за единицу хранения принимается дело - папка с документами, отобранными по определенному классификационному признаку. Распределение бумаг может осуществляться по предметному, алфавитному, хронологическому и другому принципу. Результатом проведения систематизации является оперативный и комфортный поиск данных.
Обязанности по ежедневной раскладке документации возлагаются на секретаря или другого ответственного сотрудника структурного подразделения.
Принцип раскладки по папкам предпочитают использовать компании с крупным документооборотом, большим числом контрагентов, видов деятельности и структурных подразделений. Этот способ организации архива призван облегчить систематизацию по удобным признакам:
- Структурным – отделу, подразделению, команде.
- Тематическим – кругу внутренних задач, товару, услуге, сфере деятельности.
- Клиентским – при долгосрочном сотрудничестве.
При раскладке по документам формирование папок осуществляется по определенным классификационным критериям:
- автору;
- видам документации;
- организациям и т.д.
С целью обеспечения удобства работы с архивом используется два классификационных признака. Вторым идет хронологический или алфавитный. В качестве вспомогательного признака может использоваться корреспондентский, когда бумаги распределяются по группам в зависимости от контрагента, с которым осуществлялась переписка.
Выбор способа организации архива
В цифровых архивах и информационных базах маркировка и систематизация документации осуществляется автоматически. Если, компания находится в начале пути организации и внедрения электронных хранилищ, то в качестве способа организации архива обязательно проводится ручная систематизация документов, подлежащих оцифровке.
В бумажных архивах дела располагаются на стеллажах по алфавиту, времени создания или другим признакам. Подобный подход обеспечивает достаточную глубину поиска.
Раскладка документов по срокам хранения, видам и годам обеспечивает удобство хранения и легкость поиска данных. Это длительный и кропотливый процесс, который требует от исполнителей максимальной концентрации внимания, ответственности и наличия специальных знаний.
