20 сентября 2021

Внедрение электронного документооборота: ожидания и реальность

Все организации, как коммерческие, так и государственные, уже долгое время активно применяют в работе компьютерные технологии. Однако традиционные бумажные документы до сих пор повсеместно применяются и не вытеснены электронными.

Традиционная культура документооборота

За время использования бумажных документов была выработана система их каталогизации и систематизации. В каждой организации приняты свои законы и неписаные правила, которые активно применяются при работе с документами. Сотрудники долгие годы используют одни и те же алгоритмы обработки материалов и крайне неохотно воспринимают новые технологии.

Ключевую роль в вопросе внедрения электронного документооборота должен сыграть руководитель организации. От его решений зависит, сможет ли компания отказаться от бумажной волокиты и перейти на новый технологический уровень.

Как выбраться из бумажного плена?

Переход с бумажного на электронный документооборот требует подготовки и системного подхода. В противном случае могут быть допущены серьезные ошибки, ведущие к нарушению установленных сроков хранения, утрате документов.

Для организации эффективного электронного документооборота требуется:

техническое обеспечение: приобретение необходимого компьютерного оборудования, оргтехники, серверов для хранения данных, программного обеспечения;
разработка внутреннего регламента, определяющего порядок передачи документов в цифровой архив;
подготовка квалифицированных сотрудников, способных работать с электронными документами.

Переход к электронному документообороту не предполагает полного отказа от традиционных бумажных документов. Однако постепенное внедрение нового подхода к работе поможет заметно повысить качество документооборота, ускорить передачу данных.

Преимущества внедрения электронного документооборота

Повышение эффективности работы сотрудников.
Быстрый поиск нужных документов в электронном архиве.
Удалённый доступ к документам удалённых филиалов организации.
Удобство при обработке отчётов и иных материалов.
Эффективное использование офисного пространства, сокращение затрат на подготовку отдельного помещения для архива.