Сфера
Выгодные условия сотрудничества по базовым архивным услугам
Заказать обратный звонок

Внеофисное хранение документов в проверенном архиве

Обустройство архива на предприятии или фирме сопряжено со множеством сложностей. В соответствии с действующим законодательством под размещение документации следует выделить отдельное помещение. В нем должны поддерживаться соответствующие температурные и санитарно-гигиенические условия. И это еще не все: в штате компании должен быть сотрудник архива, на которого возлагаются функции по осуществлению систематизации, сортировки, регламентации и обслуживанию документов. Чтобы обеспечить перечисленные условия, руководителю предприятия следует вложить немало сил, времени и финансовых средств.
Избежать дополнительных финансовых затрат и хлопот позволит внеофисное хранение документов в архивной компании. Это разумное решение для руководителей компаний, которые четко осознают необходимость защитить документы от возможных рисков порчи и потерь. Оно подходит для организаций разных форм собственности.

Далеко не все крупные компании и индивидуальные предприниматели могут позволить себе личный архив, что уж говорить о небольших фирмах. Так как все организационные моменты и его дальнейшее ведение требуют немалых вложений – финансовых и умственных. В частности, необходимо нанимать отдельного работника (архивист), который будет сопровождать процесс хранения документов вне офиса в специально отведенном помещении с температурными и санитарно-гигиеническими показателями, соответствующими нормам законодательства.

Поэтому большинство владельцев и управленцев организаций всё же принимают решение обратиться в архивы своего города. Главное найти надёжный и доступный вариант внеофисного хранения документов, где в полной мере можно воспользоваться сервисами по систематизации, сортировке, регламентации и обслуживанию разного вида бумаг, а также электронных носителей информации при необходимости.

Наша архивная компания поможет вам избежать дополнительных затрат и хлопот. Мы предлагаем доступное решение по управлению бумажными материалами любой организации независимо от ее сферы деятельности и формы собственности, обеспечиваем сохранность документации без риска порчи и потери. Всё четко и конфиденциально!

Хранение документов вне офиса осуществляется в коробах и обособленных системах. Каждое помещение оборудовано стеллажами, видеонаблюдением, системой контроля доступа и защитой от возгорания. Вы оплачиваете только количество хранящихся коробок и не платите за аренду лишних неиспользуемых метров, а это выгодно.

Этапы внеофисного хранения документов

Наши сотрудники выполнят ряд услуг:

  • Привезут архивные короба на объект заказчика;
  • Подготовят документации – упаковка, опись, систематизация;
  • Загрузят бумаги для дальнейшей перевозки;
  • Проведут приём, регистрацию, маркировку и размещение документов внеофисного хранения на стеллажах;
  • Подберут, доставят и уничтожат носители информации по запросу от заказчика.

Оптимизируйте пространство офиса вместе с нами, и вы избавьтесь от тонны бумаг, у которых ещё не истёк срок хранения или наоборот от тех материалов, которые нужно уничтожить. Это быстро, безопасно и недорого, что подтверждают многочисленные отзывы благодарных клиентов нашего архивного лоукостера «Сфера».

Преимущества хранения документации вне офиса

Архивная компания принимает на внеофисное хранение любую документацию на бумажных и цифровых носителях и гарантирует полную конфиденциальность содержащейся в ней информации. Данная услуга обладает массой преимуществ:

  • Снижение издержек предприятия на содержание архива, т. к. плата взимается только за количество хранимых архивных коробов.
  • Оптимизация пространства офиса благодаря избавлению от тонны бумаг, громоздких шкафов и стеллажей.
  • Отсутствие непрофильной нагрузки на сотрудников отделов бухгалтерии, делопроизводства и кадров.
  • Снижение рисков, связанных с утратой документов и раскрытием конфиденциальной информации.
  • Сокращение времени на поиск информации.
  • Сортировка документации по срокам хранения.
  • Безопасность и обезличенность данных.

На внеофисное хранение документов цена в Первом Архивном Лоукостере «Сфера» составляет от 11,90 до 20 рублей за короб в месяц и зачастую в несколько раз дешевле содержания собственного хранилища и сотрудника архива. Короб вмещает в себя пять офисных папок. Окончательная стоимость зависит от объема бумаг, состояния и срока предоставления услуги, по мере увеличения объема хранимых бумажных материалов она уменьшается.

Процесс передачи документов

Передача бухгалтерской, кадровой и другой документации на специализированный склад состоит из нескольких последовательных этапов. Сотрудничество с клиентом оформляется в соответствии с законодательством. Заказчик может заказать иные сервисные услуги.

Работа сотрудников архивной компании в Москве проходит по следующему алгоритму:

  • Доставка архивных коробов в офис заказчика.
  • Обработка документации (систематизация, упаковка, составление описи).
  • Погрузка и перевозка документации на депозитарное хранение.
  • Прием, регистрация, маркировка и расстановка на стеллажах хранилища.
  • Подборка, доставка, уничтожение по заявкам клиента.
Основные подходы к организации процесса хранения

Существует несколько ключевых подходов к организации процесса хранения бумажных материалов вне офиса.

Архивные коробки

Используется принцип коробочного хранения. Все коробки обезличены, и на них наносится индивидуальный штрихкод. Документы одного заказчика располагаются в разных местах, чтобы повысить секретность. Оплата зависит от общего количества переданных документов.

Архивные сейфы

Подходят для хранения папок, коробок, деловых бумаг россыпью или в группировках. Доступ к ним имеет исключительно заказчик.

Обособленный архив

Документация размещается в хранилищах, оснащенных системами безопасности и климат-контроля. Клиент выбирает площадь хранилища. Допуск предоставляется заказчику или лицам, перечень которых предварительно оговаривается. Оплачивается услуга, исходя из количества арендуемых квадратных метров.

Узнать тариф и актуальный прайс можно, связавшись с менеджерами нашей компании.