Внеофисное хранение документов

Обустройство архива на предприятии или фирме сопряжено со множеством сложностей. В соответствии с действующим законодательством под размещение документации следует выделить отдельное помещение. В нем должны поддерживаться соответствующие температурные и санитарно-гигиенические условия. И это еще не все: в штате компании должен быть сотрудник архива, на которого возлагаются функции по осуществлению систематизации, сортировки, регламентации и обслуживанию документов. Чтобы обеспечить перечисленные условия, руководителю предприятия следует вложить немало сил, времени и финансовых средств.
Избежать дополнительных финансовых затрат и хлопот позволит внеофисное хранение документов в архивной компании. Это разумное решение для руководителей компаний, которые четко осознают необходимость защитить документы от возможных рисков порчи и потерь. Оно подходит для организаций разных форм собственности.

Преимущества хранения документации вне офиса

Архивная компания принимает на внеофисное хранение любую документацию на бумажных и цифровых носителях и гарантирует полную конфиденциальность содержащейся в ней информации. Данная услуга обладает массой преимуществ:

Снижение издержек предприятия на содержание архива, т. к. плата взимается только за количество хранимых архивных коробов.
Оптимизация пространства офиса благодаря избавлению от тонны бумаг, громоздких шкафов и стеллажей.
Отсутствие непрофильной нагрузки на сотрудников отделов бухгалтерии, делопроизводства и кадров.

Снижение рисков, связанных с утратой документов и раскрытием конфиденциальной информации.
Сокращение времени на поиск информации.
Сортировка документации по срокам хранения.
Безопасность и обезличенность данных.

На внеофисное хранение документов цена в Первом Архивном Лоукостере «Сфера» составляет от 11,90 до 20 рублей за короб в месяц и зачастую в несколько раз дешевле содержания собственного хранилища и сотрудника архива. Короб вмещает в себя пять офисных папок. Окончательная стоимость зависит от объема бумаг, состояния и срока предоставления услуги, по мере увеличения объема хранимых бумажных материалов она уменьшается.

Процесс передачи документов

Передача бухгалтерской, кадровой и другой документации на специализированный склад состоит из нескольких последовательных этапов. Сотрудничество с клиентом оформляется в соответствии с законодательством. Заказчик может заказать иные сервисные услуги.

Работа сотрудников архивной компании в Москве проходит по следующему алгоритму:

Доставка архивных коробов в офис заказчика.
Обработка документации (систематизация, упаковка, составление описи).
Погрузка и перевозка документации на депозитарное хранение.
Прием, регистрация, маркировка и расстановка на стеллажах хранилища.
Подборка, доставка, уничтожение по заявкам клиента.

Основные подходы к организации процесса хранения

Существует несколько ключевых подходов к организации процесса хранения бумажных материалов вне офиса.

Архивные коробки

Используется принцип коробочного хранения. Все коробки обезличены, и на них наносится индивидуальный штрихкод. Документы одного заказчика располагаются в разных местах, чтобы повысить секретность. Оплата зависит от общего количества переданных документов.

Архивные сейфы

Подходят для хранения папок, коробок, деловых бумаг россыпью или в группировках. Доступ к ним имеет исключительно заказчик.

Обособленный архив

Документация размещается в хранилищах, оснащенных системами безопасности и климат-контроля. Клиент выбирает площадь хранилища. Допуск предоставляется заказчику или лицам, перечень которых предварительно оговаривается. Оплачивается услуга, исходя из количества арендуемых квадратных метров.

Узнать тариф и актуальный прайс можно, связавшись с менеджерами нашей компании.